MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA

RESPONSABLE: QUIRURGIMED S.A.S. (Marca Comercial: PILOCARE COLOMBIA)
VERSIÓN: 4.0 (2024)

CAPÍTULO I: MARCO NORMATIVO Y REGULATORIO

El presente Manual se rige por las disposiciones legales de protección de datos vigentes en la República de Colombia, articulado con las normas de responsabilidad civil médica y comercio electrónico:

• Constitución Política de Colombia (Artículo 15): Consagra el derecho constitucional al Habeas Data, la intimidad y el buen nombre.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Dicta las disposiciones generales para la protección de datos personales en el territorio nacional.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25): Reglamenta la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales.
• Resolución 1995 de 1999 (Ministerio de Salud): Regula la reserva, custodia, propiedad y obligatoriedad de la Historia Clínica como documento privado sometido a reserva legal.
• Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico): Regula el valor probatorio de los mensajes de datos, aplicable a los canales digitales utilizados por la empresa.

CAPÍTULO II: DEFINICIONES OPERATIVAS

Para efectos del presente manual, se adoptan las siguientes definiciones técnicas y legales:

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Para PILOCARE, de manera expresa e inequívoca, se consideran datos sensibles:
  • Datos de salud, diagnósticos médicos e historias clínicas.
  • Fórmulas de medicación magistral y tratamientos prescritos.
  • Datos biométricos y registros visuales, los cuales incluyen de forma taxativa:
    • Fotografías y videos del cuero cabelludo y zona capilar.
    • Fotografías y videos del rostro (cara) del paciente.
    • Fotografías y videos de otras partes del cuerpo (no íntimas) que sirvan para la valoración, seguimiento o registro del tratamiento.

• Valoración Virtual: Proceso de consulta, diagnóstico preliminar o seguimiento no presencial, soportado en herramientas tecnológicas y canales de comunicación interactivos.

CAPÍTULO III: PRINCIPIOS RECTORES

PILOCARE aplicará de manera integral los siguientes principios en la recolección de datos:

1. Principio de Legalidad: El tratamiento de datos debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
2. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al paciente.
3. Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
4. Principio de Confidencialidad: Garantía de reserva médica absoluta sobre historias clínicas y estados de salud.

CAPÍTULO IV: REGLAS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS EN PILOCARE

Artículo 1: Datos Captados mediante Canales Digitales (Contacto Inicial y Valoraciones Virtuales)

• Flujo Legal: Los canales digitales constituyen el medio de prospección y atención primaria. Al ser entornos virtuales, se prohíbe al personal no perteneciente al área de la salud, solicitar datos clínicos complejos antes de que el paciente acepte de manera expresa los términos de privacidad. Los pacientes enviaran datos sensibles de manera voluntaria y bajo su autorización expresa.
• Se hará seguimiento a posibles pacientes, quienes por voluntad propia decidieron contactarnos por cualquier tipo de canal digital o personal, esto con el animo de materializar su interés, pero si el posible paciente determina negativa de manera expresa se respetara su decisión, mas sin embargo ante un nuevo contacto por canal digital o personal se sobreentenderá de nuevo su interés en nuestros servicios.

Artículo 2: Datos Clínicos y Custodia de la Historia Clínica

• Tratamiento: Los datos médicos obtenidos en las valoraciones virtuales o presenciales se trasladarán a un software de Historia Clínica cerrado.
• Excepción de Supresión: En virtud de la Resolución 1995 de 1999, la historia clínica es un documento de custodia obligatoria. Si un paciente solicita la supresión total de sus datos basándose en la Ley 1581, PILOCARE negará jurídicamente la supresión de la historia clínica, manteniendo el registro bajo estricta reserva por mandato legal sanitario.

Artículo 3: Tratamiento de Datos Biométricos (Registro Fotográfico)

• Consentimiento Especial y Autónomo: Se prohíbe taxativamente el uso de imágenes (cuero cabelludo, rostro o partes no íntimas) en redes sociales, folletos o páginas web sin la firma de una Autorización de Uso de Imagen de forma Independiente al consentimiento informado del trasplante. El paciente puede autorizar la cirugía pero negar el uso comercial de su imagen.

Artículo 4: Distribución de Medicación Magistral y Terminada

• Tratamiento de Datos de Despacho: Los datos de envío (dirección, nombre, cédula, teléfono) compartidos con transportadoras aliadas se limitarán única y exclusivamente a los fines de logística de entrega.
• Acuerdo de Confidencialidad: PILOCARE firmará acuerdos de transmisión de datos con sus proveedores logísticos para asegurar que los datos de entrega no sean usados con fines ajenos al despacho del medicamento.

CAPÍTULO V: DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA

Artículo 5: Derechos

El consumidor/paciente podrá conocer, actualizar, rectificar y revocar la autorización de sus datos (con las excepciones de ley en materia médica).

Artículo 6: Acceso de Terceros a la Información

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, PILOCARE no entregará información clínica, fórmulas magistrales o datos personales a terceros, a menos que estos aporten una autorización expresa, auténtica y por escrito otorgada por el Titular de los datos, o medie orden judicial.

Artículo 7: Procedimiento de Reclamaciones

1. Canal Formal: El Titular deberá radicar su solicitud al correo electrónico institucional: servicioalcliente@pilocarecom.com
2. Trámite de Consultas: Las peticiones donde el paciente desee conocer qué datos posee la empresa se responderán en un término máximo de diez (10) días hábiles.
3. Trámite de Reclamos: Las solicitudes de corrección, actualización o revocación de autorizaciones se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles.